واجبات وأعمال ادارة شؤون الموظفين

واجبات وأعمال ادارة شؤون الموظفين

حازم محمود الخالدي

نشر المقال في ايلول / سبتمبر 1961 ، العدد الحادي عشر ، الرائد العربي

تعريف

إن أحسن تعريف لادارة الشؤون الذاتية ، في رأي ، ما اوردته مجلة ” مؤسسة مديري الشؤون الذاتية البريطانية ” ، إذ جاء فيها : ” ان ادارة الشؤون الذاتية هو ذلك الفرع من الادارة العامة الذي يعتني بالافراد العاملين وعلاقتهم بالمؤسسة التي ينتمون اليها . إن أهداف ادارة الشؤون الذاتية هو تشجيع التآلف وتنمية الصلات بين الافراد ، ذكوراً واناثاً ، ليشكلوا وحدة فعالة ضمن المؤسسة التي يعملون لديها . ومن أهداف الدائرة رعاية الفرد العامل ، كما المجموعة العاملة  ليتمكنوا افراداً وجماعة بذل جهدهم في انجاح مؤسستهم”.

تطور العلاقات الصناعية التاريخي

يمكن اختصار تاريخ تطور العلاقات بين رب العمل والموظف كما يلي :

1 – كانت العادة في الماضي ، ولا تزال ، في البلاد المتأخرة حضارياً ان يقبل الموظف الراغب في العمل الشروط التي يعرضها عليه رب العمل او ان يرفضها . وعندما يقوم بذلك لا يستشير زملاءه في العمل ، ولا يأخذ بعين الاعتبار اي عامل سوى مصلحته الخاصة . وبالاختصار ، يلجأ الموظف الى ” المساومة ” .

2 – عندما يتطور المجتمع يجد رب العمل والموظف ، كل منهما لاسباب خاصة به ، ان المساومة طريقة غير مجدية . فعندما يشعر الموظف بفقدان العدالة يندفع الى التكتل مع زملائيه لتألف ” نقابة عمالية ” . اما خوف رب العمل من تكتل عماله ضده يجبره على تأليف ” اتحاد ارباب العمل ” .

3 – نقابات العمال واتحادات ارباب العمل معروفة منذ القرون الوسطى ، لكن تطورها ازداد سرعة منذ عصر النهضة الصناعية في القرن الثامن عشر .

ونحن نجد في العالم العربي في وقتنا الحاضر المرحلتين السالفتي الذكر . ويتوقف وصول البلد الى احدى هاتين المرحلتين على مدى تطوره الصناعي .

المهام الفعلية لدائرة الشؤون الذاتية

المهام

عندما يبلغ التطور في مؤسسة كبيرة مرحلة ما ، وعندما تعجز الادارة العامة مباشرة عن معالجة مشاكل الشؤون الذاتية ، لا بد من ظهور فرع خاص بالشؤون الذاتية يكون دائماً فرعاً ملتصقاً   بالادارة العامة وجزءاً مكملاً لها . وينبغي دوماً ، كقاعدة أساسية ، ان تبقى العلاقات الشخصية من واجبات المديرين التنفيذيين والموظفين الاجرائيين ، حيث ان الغاية هي الوصول الى نتائج إيجابية . لذلك يجب ان تنمى الصلات المباشرة بين المراقبين والموظفين العاملين تحت اشرافهم ليتكامل التفاهم . ومن الطبيعي ان يجري تحديد لدرجة المسؤولية على كل مستوى من المراقبة ، ويتم هذا التحديد حسب احتياجات المشروع او المؤسسة .

مسؤولية ادارة الشؤون الذاتية في هذا المضمار هي التوصية بالسياسة والاجراء اللائقين في معاملة الافراد لتتمكن الادارة العامة من الحصول على أقصى طاقة مجهود الافراد العاملين في المؤسسة . ويتوجب عند تخطيط سياسة العلاقات الذاتية ان تهدف هذه السياسة الى توفير الأسباب المشجعة لترقية أولئك الذين يقومون بمجهود بارز في عملهم . ويجب ان تنشط ايضاً روح التعاون مع النقابات والمؤسسات العمالية . ولاعطاء هذه السياسة والتوصيات الاجرائية الفعالية اللازمة ، يتوجب على دائرة الشؤون الذاتية ان تعيد النظر في هذه السياسة باستمرار ، وان تطلع اولاً بأول على القوانين الحكومية السارية المفعول ومشروعات القوانين المقترحة ونشاط المنافسين وارباب العمل الآخرين ونشاط النقابات وسياساتها وأي تطور او تأثر سياسي او اقتصادي قد يكون ذو علاقة باحوال الموظفين الذاتية . ويتحتم على دائرة الشؤون الذاتية ، من اجل ذلك ، ان تنمي علاقات شخصية مع العديد من الاشخاص خارج المؤسسة .

من مسؤوليات دائرة علاقات الشؤون الذاتية إجراء المشورة واصداء النصح للمديرين الاجرائيين والملاحظين التنفيذيين حول معاني وتطبيق السياسة الداخلية للمؤسسة والقوانين الحكومية العمالية والواجبات التعاقدية مع النقابات . وعلى الدائرة ان تستعد لتقديم اية مساعدة لمعالجة الخلل اذا طلب منها ذلك . اما مراجعة السياسة الداخلية للمؤسسة او تجديدها فهو واجب اساس ومستمر من واجبات الدائرة ، وعليها ان تواصل تزويد الادارة العامة بالتوصيات الضرورية لمراجعة تلك السياسة تمشياً مع مقتضيات الظروف والاحوال السائدة .

يتوجب على الملاحظين التنفيذيين ان يعوا ان نجاح اعمال المؤسسة يتوقف على كفاءتهم الشخصية في مسايرة الموظفين . فعليهم ان يلموا بكيفية معالجة مشاكل وشكاوى الموظفين التابعين لهم اليومية متسلحين باللطف والتفهم واحترام شعور الغير وكرامته . كما عليهم ان يقوموا بدور رئيس كوسطاء ، فينقلون الى من هم في امرتهم جميع المعلومات المتعلقة باهداف الشركة واعمالها ، وليس فقط التعليمات والنصائح المنشطة والمسيرة للعمل ، فيتوصلوا بذلك الى تيسير فهم الموظف واقناعه باهداف الشركة وشرح الروابط بينه وبين زملاءه في العمل . كما وان باستطاعة الملاحظ التنفيذي ، في الوقت نفسه ، ان يرفع الى رؤسائه رغبات وآراء من يعملون بامرته .

إنه من الضروري ان يتفهم الملاحظون الاجرائيون واجباتهم وصلاحياتهم ، كما يجب اطلاعهم على سياسة الشؤون الذاتية للمؤسسة . وقد يتطلب هذا الامر نشر لوائح بالقوانين والتوصيات والتعميمات الداخلية . كما انه يتطلب عقد اجتماعات دورية للملاحظين الاجرائيين او اعداد دورات تدريبية لهم . ومن الضروري جداً ان يبقى الملاحظ التنفيذي مطلعاً ، اولاً بأول ، على سياسة الشركة واجراءاتها .

الخدمات

تقدم دائرة الشؤون الذاتية ، على وجه الاجمال ، الخدمات التالية الى الادارة العامة للمؤسسة :

التوظيف : تحضر دائرة الشؤون الذاتية البرامج والخطط لسد حاجة المؤسسة من الموظفين وتتصل بالجهات التي يتيسر فيها هؤلاء الموظفون ، واذا لزم الامر تتخذ الدائرة الخطوات اللازمة لاشغال الشواغر بعد ان تختار الموظفين وتسهل التحاقهم بالمؤسسة .

تخطيط السياسة التوظيفية

من اولى واجبات الدائرة تحضير مشروعات اللوائح التنظيمية ، وعليها تقديم المساعدة لتقدير عدد الموظفين المطلوبين للتوسع في المستقبل ، كما عليها تحضير لوائح النقل والتنقلات المتعلقة بمستقبل الموظفين وترشيحهم للترقية . إن التخطيط العملي الفعال للشؤون الذاتية يتطلب دراسة متواصلة شاملة ودقيقة لملفات الموظفين مستعينة بالطرق العلمية لتحضير البيانات الاحصائية المخططة لتصنيف الموظفين وتقدير رتبهم .

التدريب

التدريب المدني والحرفي هو من اختصاص الدائرة ذات العلاقة بتلك المهنة . لكن ادارة وتنسيق برامج التدريب جميعها هو ، اجمالاً ، من اختصاص دائرة الشؤون الذاتية ، بالاضافة الى النصح والارشاد في ما يتعلق بتحسين اداء الموظفين ومستقبلهم ، وكذلك الطرق التربوية والفنية للتدريب . ومن الواجبات المهمة لدائرة الشؤون الذاتية تدريب الموظفين ، مهما كانت أعمالهم ، على فن الادارة والاشراف على عمل الغير .

ادارة الاجور والرواتب

يتوجب على دائرة الشؤون الذاتية اعداد دراسات تتعلق بالاجور والرواتب وكلفة المعيشة ومستواها وتقدير الوظائف وتصنيفها .

– العلاقات بين رب العمل والموظفين

وهذه تشمل :

أ – النظر في الطلبات المقدمة من قبل الموظفين فردياً وجماعياً عن طريق نقاباتهم .

ب – المساومة الجماعية مع النقابات للتوصل الى حلول واتفاقات جماعية تنظم شروط العمل ، مثل نسبة الاجور وساعات العمل وأساليب معالجة الشكاوى ومدد الاجازات السنوية والدورية .. الخ .

ج – التشاور بين ادارة الشركة وممثلي العمال والموظفين حول شؤون تهم الطرفين .

د – اعداد التشريعات المتعلقة بامور العمل والانظمة العمالية والاتصال بدوائر العمل الرسمية ومنظمات ارباب العمل ومراقبة تنفيذ قانون السلامة والصحة وشروط العمل الاخرى

–   المحفوظات ( الارشيف )

الاحتفاظ بسجلات رسمية مضبوطة لاحوال الموظفين ، وتحضير جمبع الاحصائيات وتنفيذها عملياً للغايات الادارية المطلوبة .

– ارشاد الموظفين

اقامة جهاز ارشادي يختص بالموظفين يعمل على مدهم بالمعلومات النافعة . وتجد بعض المؤسسات ان دائرة العلاقات العامة هي أدرى بمعالجة مشاكل الموظفين ويمكنها  بالتالي ، ارشادهم لما هوخيرهم وخير مؤسستهم . لذلك يوكل الامر اليها جزئياً او كلياً . ومهما كانت الظروف ، يجب ان يقوم تعاون وثيق بين دائرة الشؤون الذاتية ودائرة العلاقات العامة حول سياسة وبرامج ارشاد الموظفين .

– دائرة البحوث

من واجبات هذا القسم ، بين فترة واخرى ، تحضير الدراسات المتعلقة بمقررات المؤسسة السياسة الاساسية والتنبؤ باتجاهات هذه السياسية المستقبلية . فمن واجب دائرة الشؤون الذاتية مواكبة التطورات في ميادين الشؤون الذاتية عن طريق المشاركة في الاجتماعات والمؤتمرات ، حيث تعقد ، وعليها مراجعة نخبة من الكتب والبحوث والدراسات الكثيرة التي تؤلف وتنشر حول الموضوع وقراءة المقالات المختصة بالشؤون الذاتية المنشورة في الصحف والمجلات ، وبنوع خاص المجلات العلمية ذات الاختصاص المتعلق بشؤون الادارة .

– صناديق التقاعد

تدار صناديق التقاعد او التوفير عادة من قبل مجلس امناء او مؤسسة امناء . وفي أكثر  الاحيان يكون مدير دائرة الشؤون الذاتية عضواً في مجلس الامناء او أحد الامناء . وهو يقوم بهذا العمل بصفته الشخصية وليس بصفته الرسمية في المؤسسة . وقد يطلب في كثير من الحالات من دائرة الشؤون الذاتية ، بالاشتراك مع دائرة الشؤون المالية ، إدارة هذا الصندوق .

تقوم دائرة شؤون الموظفين ، طبقاً للاوضاع القائمة في المنطقة التي توجد فيها المؤسسة ، بالاعمال الاضافية التالية :

1 – الاشراف على الجهاز التعليمي .

2 – الاشراف على السفر والتنقل .

3 – ادارة صندوق التأمين الاجتماعي الخاص بالمؤسسة او القسم العائد للمؤسسة ضمن مشروع خاص للتأمين او مشروع مراقب من قبل الحكومة .

4 – تقدبم المساعدة والمشورة للنوادي الاجتماعية والرياضية حسب مقتضيات الظروف .

5 – الاهتمام الفعلي والايجابي بالشؤون الاجتماعية للمجتمعات المحلية حسب مقتضيات الظروف.

أما في المناطق النائية فتقوم المؤسسة بما يلي :

1 – ادارة الاسكان ودور الضيافة .

2 – ادارة مخازن التموين اذا لم تتوفر تسهيلات اخرى مناسبة .

إن السلامة من حوادث العمل هي من مسؤولية الداوئر الاجرائية المباشرة . وتوجد في بعض المؤسسات دائرة خاصة متصلة مباشرة بالادارة العامة مهمتها الاشراف على السلامة . وفي المؤسسات التي لديها قسم طبي خاص بها ، يقوم هذا القسم بالاتصال بالادارة العامة مباشرة .

إن التعاون الوثيق بين دائرة شؤون الموظفين والدائرتين السالفتي الذكر امر ضروري وأساسي .

السياسة التوظيفية

لكل مؤسسة ساستها التوظيفية شرط ان تكون هذه السياسة منسجمة مع القوانين المحلية النافذة المفعول ومع العادات والتقاليد التوظيفية السائدة في البلد . إلا ان معظم المؤسسات تشترك في بعض القواعد الاساسية ومنها :

1 – الاجور . ترتكز القاعدة الاساسية للاجور على إيفاء المهارة والجدارة حقها الكامل اجراً . ويجب ان تكون هذه الاجور موافقة ومنافسة للاجور المدفوعة في البلد نفسه و نوع العمل نفسه .

2 – شروط الخدمة . توفير شروط خدمة تتفق مع المستوى الصحي الحديث ومستوى عال للسلامة في العمل . ويجب ان تنسجم هذه الشروط مع القوانين السائدة في البلاد ، وان تجهز الجو اللائق المناسب للحصول على أعلى مستوى للانتاج .

3 – مشاريع التأمين الاجتماعي . تشجيع الموظفين ومساعدتهم على اقامة مشاريع توفير خاصة لينتفعوا هم وعائلاتهم من تقديماتها من الناحيتين المعاشية والصحية .

4 – العلاقات مع الموظفين . إتاحة الفرصة للموظفين وايجاد السبل لهم ليتقدموا بشكاويهم وايجاد الطرق لحلها .

5 – العلاقات العمالية . الاعتراف بحقوق العمال اليدويين ، وفي بعض الحالات الموظفين الكتابيين بالانتساب الى النقابات او المؤسسات او التجمعات التي يختارونها .

6 – الاستمرار في العمل . تأمين استمرار الموظفين في العمل ضمن حدود احتياجات المؤسسة والاحتفاظ بنفس الاشخاص لتتمكن المؤسسة من منافسة الغير في كل الاوقات . غير انه من الضروري الاعتراف ان احوال السوق تتحكم في عدد الموظفين في مؤسسة ما ، ولا يمكن تبديل هذه الحقيقة الواقعة .

7 – التخطيط لمستقبل الموظفين وتدريبهم . اعطاء الموظفين الفرص لتحسين مؤهلاتهم ومهاراتهم وتدريهم على مهارات اضافية وتحضيرهم لمراكز ذات مسؤولية اكبر.

8 – أفضلية الترقية من داخل المؤسسة . ترقية الموظفين حسب المستطاع من داخل المؤسسة حكماً، إن أمكن ، وذلك بعد تقدير مؤهلات هؤلاء الموظفين ومواصفات المراكز الشاغرة .

9 – ارشاد الموظفين . تشجيع الموظفين على التعرف على أوجه نشاط المؤسسة وتقدمها  وذلك بتزويدهم بالمعلومات اللازمة بالوسائط المناسبة ، وتشجيعهم ايضاً في التعبير عن آرائهم في الشؤون المتعلق بهم او بعملهم بواسطة رؤسائهم المباشرين .

10 – مستوى المعيشة . السعي الى الاشتراك الفعلي بتنمية مستوى معيشة الموظفين ، خصوصاً في البلاد المتأخرة صناعياً ، وذلك عن طريق القدوة باظهار المؤسسة بأنها مستخدم طيب وانها جزء فعال في المجتمع .

11 – الفوائد التقاعدية . عمل الترتيبات التي تتناسب مع تقاليد البلاد لتأمين الموظفين في شيخوختهم، سيما وانهم يكونون قد أمضوا معظم حياتهم العملية في خدمة المؤسسة .

الاستنتاج

لا ريب ان واجب دائرة شؤون العلاقات الذاتية الاساس هي تنمية العلاقات الحسنة بين الادارة العامة والموظفين باتباعها سياسة واضحة قويمة وعادلة . وعلى الدائرة ان تبذل جهداً للتأكد من ان الملاحظين الاجرائيين ينفذون هذه السياسة بروح الانصاف واللطف حتى يتمكن الموظفون من الاعتزاز بانتسابهم الى المؤسسة ويشتركون جدياً في انجاح اعمالهم واعمالها .